La croissance d’une équipe, les aléas des départs et recrutements ou les changements d’objectifs ou de périmètre sont autant de situations qui nous amènent à repenser la composition et l’organisation des équipes.

Dans une approche top-down, le management réfléchit en chambre pour faire une proposition de réorganisation d’équipe. Cela peut générer des frustrations et un manque d’adhésion à la proposition car il existe rarement une organisation parfaite : une proposition de réorganisation est souvent un compromis.

Tout changement dans l’organisation d’une équipe va avoir un impact sur la productivité de l’équipe. Un manque d’adhésion au changement proposé peut avoir une influence sur la motivation et ralentir l’acceptation de ce changement. D’autre part, malgré les qualités du manager et dans une entreprise où nous croyons aux bénéfices de l’intelligence collective, il parait plus efficace de faire participer les équipes à la construction de la proposition de réorganisation. Cependant, et surtout lorsque l’équipe est de taille conséquente, comment la faire participer ?

Nous vous proposons dans cet article de partager avec vous un format d’atelier qui nous a permis de définir une organisation cible pour une équipe d’une vingtaine de personnes qui devait s’organiser en 3 sous-équipes. Cet atelier est un mélange du Meddlers de Jurgen Appelo (https://management30.com/practice/meddlers/) qui offre un support visuel pour la réflexion et la discussion, et de « Social Presencing Theater » (https://www.presencing.org/aboutus/spt/about) qui nous invite à mettre physiquement le groupe en mouvement pour accéder à son plus haut potentiel.

Voici donc les différentes étapes de l’atelier.

Préparation  

Préparer une présentation à faire au début de l’atelier exposant :

• Les raisons pour lesquelles nous devons nous réorganiser (arrivée de nouveaux, changement de périmètre, etc.)
• Les paramètres qui seront à respecter pour valider la réorganisation. Parmi ces paramètres, vous pouvez avoir ce type de choses :
  
  • Compétences équilibrées (front/back, nouveaux/anciens)
  • 1 Scrum Master par sous-équipe
  • 1 valideur par sous-équipe
  • Etc.
• Le déroulement de l’atelier (détail expliqué plus bas dans l'article)

Prévoir une salle suffisamment grande, avec autant de chaises que vous avez de personnes dans votre équipe.

Imprimer des étiquettes à mettre sur les chaises afin d’identifier les rôles (développeur, scrum master,  tech lead, etc.)

Prévoir des objets (livres, peluches) pour représenter les absents ou les futurs arrivants.

Installation de la salle

Etiqueter les chaises et former des cercles qui symboliseront les équipes :

Déroulement de l’atelier

Commencez par présenter les raisons pour lesquelles nous devons nous réorganiser, les paramètres à respecter et le déroulement de l’atelier.

L’atelier se déroule par itérations.

A chaque itération :

• Les personnes se répartissent selon leur perception des différentes contraintes
• Une fois tout le monde assis, le groupe porte un regard critique sur le résultat et liste les paramètres non satisfaits
• Si les paramètres sont tous respectés, validez l’adhésion des participants à la solution construite. S’il y a adhésion, l’atelier est terminé.
• Si les paramètres ne sont pas tous respectés, ou qu’il n’y a pas adhésion de tous les participants, on fait une nouvelle itération pour améliorer la répartition.

Précautions & conseils

• Cet atelier est un atelier avancé : nous vous conseillons de vous faire accompagner par un professionnel si vous le réalisez pour la première fois, notamment pour vous aider à poser un cadre permettant aux participants de se sentir en sécurité pour y participer.

• Il peut être intéressant de valider en amont ou en début de séance avec l’équipe qu’elle est d’accord avec le niveau de délégation que le manager souhaite sur ce sujet de réorganisation. En effet, une équipe qui attend de son manager de construire seul la proposition de réorganisation ne comprendra pas forcément l’intérêt de l’atelier.

• Pour valider l’adhésion de chacun une fois que les paramètres sont tous respectés, nous vous conseillons de chercher un consentement plutôt qu’un consensus, et en faisant s’exprimer chaque participant à main levée :

Retour d’expérience

Nous avons eu une expérience concluante avec cet atelier qui a abouti en quelques itérations à un résultat obtenant l’adhésion de tous les participants.

Pour cet atelier, nous avons commencé par une introduction sur les niveaux de délégations, et nous avons validé avec les équipes qu’elles étaient à l’aise pour co-construire avec leurs managers leur nouvelle organisation.

Notre conclusion : atelier dynamique et très efficace !